Att arbeta med tids-/projektplanering

En introduktion

Ju större projekt, desto längre är listan med aktiviteter och milstenar i projektets tidsplan. Även små projekt kan kräva en omfattande planering och bestå av flera olika tidsplaner som i sin tur leder till många aktiviteter och milstenar för projektet. Det är viktigt att ha en tydlig och effektiv tidsplan så att dina projektmedlemmar vet vad som förväntas av dem – vilka aktiviteter ska utföras när? Vilka viktiga milstenar/leveranser har vi i projektet och när inträffar de? Vilka viktiga gränssnitt finns det i projektet?

En väl genomarbetad och etablerad tidsplan där alla i projektet känner ett ägarskap för sina aktiviteter och leveranser bidrar till ett proaktivt agerande och är en framgångsfaktor för ett lyckat projekt!

På Reqiro vet vi att många organisationer saknar erfarna tidsplanerare i sina projekt. Du kanske funderar på att anlita en utpekad resurs för tidsplanering i ditt projekt. Som en hjälp kommer vi här att presentera och förklara varför och när det är viktigt att ha den här rollen i ditt projekt samt vad det finns för olika utmaningar med tidsplanering i projekt.

Utmaningar med tidsplanering i projekt

Det finns så klart en del utmaningar med tidsplanering i projekt och de kan se olika ut beroende på vilken roll du har i projektet. I rollen som tidsplanerare arbetar du dagligen med projektets tidplan utifrån olika aspekter och du kan ses som projektledarens högra hand. Du arbetar med att bygga upp och designa tidsplanen tillsammans med projektledaren och projektteamet utifrån en WBS där du också ofta är med och bidrar. Du arbetar med att ta fram och ansvara för processen kring tidsplanen samt dokumenterar och rapporterar framdriften i projektet. Du arbetar också med att ta fram beslutsunderlag och förslag till förbättringar vilket kan bidra till ett proaktivt agerande.

Vanligtvis är de projekt du arbetar i som tidsplanerare väldigt komplexa vilket i sig är en utmaning då det kan innebära att flera leverantörer och kontrakt inblandade vilket bidrar till många gränssnitt och intressenter som behöver samordnas. Det kan också vara ett projekt med multipla leveranser och flera ingående delprojekt som också kräver samordning. För att lösa samordningen i ett sådant projekt kan en gemensam databas användas i lämpligt planeringsverktyg som kan hantera den typen av planering. Då kan beställare och respektive leverantör eller entreprenör arbeta med sin tidsplan på samma yta. Detta möjliggör hantering av de gränssnitt som finns genom kopplingar mellan de olika tidsplanerna och/eller till en samordnad övergripande tidsplan för projektet vilket tydliggör konsekvenser på projektets leveranser vid eventuella förseningar i någon del av projektet. Ett annat alternativ för att lösa den här typen av samordning är att underliggande tidsplaner från leverantörer/entreprenörer importeras till projektets samordnande övergripande tidplan.

En utmaning som också kommer med rollen som tidsplanerare är att koordinera projektteamets alla aktiviteter. Detta löser vi oftast genom att hålla gemensamma avstämningsmöten och mitigeringsmöten där vi tillsammans med ansvariga i projektteamet följer upp och går igenom projektets tidplan, dels med avseende på konsekvenser av eventuella förseningar. Det är också viktigt att se till att projektets tidsplan är transparent, känd och tillgänglig för samtliga projektmedlemmar.


Betydelsen av en effektiv och förankrad tidsplan

Att ha en effektiv, väl genomarbetad och förankrad tidsplan för ditt projekt är en av förutsättningarna för att det ska bli lyckat och kan leverera i rätt tid!

En tidsplan som är framtagen med grund i projektets WBS utifrån vilken man har identifierat och tidsatt aktiviteter samt identifierat beroenden och gränssnitt tillsammans med de som ska arbeta i projektet är en bra början. Det ger dig en tidsplan som visar det arbete som ska utföras, när det ska utföras samt vilka beroenden du har till andra (interna och externa) för att kunna utföra dina aktiviteter. Att involvera projektmedlemmarna bidrar till en känsla av ägandeskap för innehållet i tidsplanen och ett större engagemang för arbetet. Med det kommer en ökad produktivitet samt att det blir tydligt för alla vad som krävs för att nå projektets överenskomna leveranser och andra viktiga milstenar.

Genom att sedan arbeta med regelbunden uppföljning av tidsplanen kan du styra projektet med ett proaktivt agerande och fatta beslut om åtgärder för att komma tillrätta med eventuella förseningar innan det är för sent. Du får också en tydlig bild av vilka aktiviteter som, vid en eventuell försening, kan få en påverkan på projektets leveranser och/eller kontraktuella milstenar vilket bidrar till minskad osäkerhet.

Med en dedikerad expertresurs som arbetar med tidsplaneringen i ditt projekt kan du få den stöttning som behövs för att få en fungerande och förankrad tidsplan.

En tidplan av hög kvalitet

En tidplan av hög kvalitet är utformad för att vara realistisk och samtidigt ambitiös. Genom att tydligt definiera arbetsuppgifter, beroenden och resurser kan projektteamet följa en strukturerad väg mot att uppfylla deadlines i projektet. Det hjälper till att undvika förseningar och skapar en känsla av ansvar och prioritering.

Utöver detta så är den ett kraftfullt kommunikationsverktyg gentemot kunder. Den ger kunden insikt i projektets övergripande tidslinje, faser samt viktiga milstolpar. Genom att vara transparent och tillförlitlig i tidplanen skapas förtroende och kunderna kan bättre förstå och engagera sig i projektets utveckling.

En högkvalitativ tidplan underlättar insamlingen av relevant information/data för en korrekt rapportering av projektets framdrift. Du kan också underlätta hanteringen av intjänat värde för projektekonomin med en välstrukturerad tidsplan. Genom att koppla aktiviteter till resurser och budgetmål kan projektledare och intressenter följa samt bedöma projektets ekonomiska prestanda över tid. Detta är särskilt viktigt för att identifiera förbättringsområden och för att optimera projektets ekonomiska resultat.

I vissa branscher och projekttyper kan en högkvalitativ tidplan vara en nödvändighet för att uppfylla kontraktskrav. Genom att tydligt fastställa tidslinjer och leveranser skapar tidplanen en juridisk grund för projektets utförande och rapportering.

Outsourcing: Ett strategiskt steg

När är det lämpligt att ta in en konsult för att hjälpa till med planeringen i ditt projekt? Det finns flera strategiska skäl bakom att anlita erfarna experter inom olika kompetensområden och planering är ett av dem. Genom att ”outsourca” rollen tids-/projektplanering kan du optimera projektledningen och effektivisera projektarbetet samt framdriften i projektet. Utforska fördelarna med att delegera tidsplaneringsansvaret och läs mer om fem vanliga situationer i vilka våra kunder väljer att ta in en tids-/projektplaneringskonsult.

  1. Du har just vunnit ett nytt stort projekt där du snabbt behöver fylla på ditt projektteam med resurser för att visa för kunden att de har gjort rätt val. Ofta är tillgängliga resurser begränsade och uppbokade på andra projekt eller uppdrag. Att då ta in professionella konsulter för att utföra vissa roller är ett effektivt sätt att komma igång och bygga upp projektteamet. Genom att i detta skede ta in en erfaren konsult inom tids-/projektplanering kan du få hjälp med att bygga projektets tidsplan samt skapa processer och rutiner för tidsplaneringen i projektet.
  2. Du behöver hjälp med tids-/projektplanering på deltid eller under en kortare intensiv period av projektet. Vissa projekt kräver inte ett heltidsengagemang från en tids-/projektplanerare, då kan det vara lämpligt att ta in en konsult för att lösa uppgiften istället för att anställa en person.
  3. Du har inte möjlighet att anställa en person på heltid just nu då företaget har anställningsstopp. För att lösa en tillfällig ”arbetstopp” trots detta kan projektets resursbudget användas till att bemanna tids-/projektplaneringen med en erfaren konsult inom området för att lösa uppgiften.
  4. Du har inte tid att gå igenom en rekryteringsprocess just nu, då kommer möjligheten att ta in en konsult verkligen till sin rätt. En rekryteringsprocess är ofta lång och tidskrävande och om det sedan visar sig att personen inte passar för rollen så får du börja om på nytt. Genom att anlita ett företag som tillhandahåller erfarna konsulter inom det specifika området är jobbet med att kvalificera personen redan gjort och du behöver inte ägna lika mycket tid innan du kan ta in personen för en roll i ditt projekt. Du har experter till hands när du behöver dem, och bara när du behöver dem.
  5. Det saknas kompetens i Primavera P6 i ditt projektteam. Många kontrakt har krav på att projektets tidsplan ska hanteras i planeringsverktyget Primavera P6. Är det så att de tids-/projektplanerare som finns i organisationen inte har kunskap i verktyget? Då kan du välja att utbilda personerna i verktyget genom att de får gå en Primavera- kurs, men det är bara långsiktigt värdefullt ifall du förväntar dig att vinna fler affärer som har samma krav på planeringsverktyg. Istället kan du anlita ett tids-/projektplaneringsproffs som kan bidra med både kunskap i verktyget och kan tillhandahålla själva programvaran för användning i projektet.

Är du redo att börja jobba med erfarna och professionella tids-/projektplanerare? Då är vi redo att arbeta med dig och ditt projekt. Vårt team av planerare har gedigen erfarenhet av att arbeta i projekt inom flertalet branscher och varierande storlek samt har djupgående kunskap i både Primavera P6 och MS Project. När du väljer att ta in en konsult för att hjälpa till med tidsplaneringen i ditt projekt kan du känna dig trygg med att:

  • Ditt team kan fokusera på arbetsuppgiften och leverera till kunden
  • Rapportering och tidsplaneringen är transparent och relevant
  • Att den data/information som kommer ut som ett resultat från tidsplanen är korrekt och pålitlig
  • Tids-/projektplaneringskonsulten hanterar mjukvaran med professionalism